お問い合わせフォームは、名前とメールアドレスを受け取るだけのものではありません。業務の流れに合わせて設計すれば、電話や紙で行っていた受付、入力確認、担当者への連絡を効率化できます。
サーハビーがフォームを設計するときは、画面上の項目だけでなく「送信された後に誰が何をするか」まで確認します。必要な情報が足りなければ担当者が聞き直すことになり、項目が多すぎれば利用者が途中で離脱します。
業務フォームの設計例
地域を選ぶと対象施設を自動表示する、申込内容に応じて担当部署を振り分ける、お客様と管理者へ異なる自動メールを送る、といった仕組みをWordPressに組み込めます。管理者宛メールには処理に必要な情報を並べ、お客様宛には受付内容と今後の流れを分かりやすく記載します。
作る前に決めること
- 誰が入力するか
- 受付後の担当者は誰か
- 必須情報と後から確認できる情報
- 自動返信に記載する内容
- 個人情報の保存期間と管理方法
- エラー時や未着時の対応
よくある質問
Q. Googleフォームでもよいですか？
社内受付や短期間のアンケートには便利です。公式サイト内でのブランド体験、複雑な条件分岐、データ連携が必要ならWordPress内の専用フォームを検討します。
Q. 項目は多い方がよいですか？
受付後の業務に本当に必要な項目に絞ります。入力負担と確認作業のバランスが重要です。
フォームは小さなシステムです。現場の手順を理解して設計することで、ホームページが受付窓口として働き、担当者の負担を減らします。